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総務用語の保管と保存

総務用語の保管と保存

総務業務において文書保管がありますが、この「保管」と「保存」の違いについて触れてみましょう。
文書のライフサイクルにおいて「保管」と「保存」は明確に区別されております。
「保管」は良く使われる文書ファイルを事務所内で管理している状態のことを指し、「保存」とはあまり使われなくなった文書や法的要求などから何年かとっておかなければならない文書ファイルを分書庫などに集中的に管理する状態の事を指します。
それでは良く使う文書とは何でしょう、例えば今年度の文書、前年度の文書、常用する文書、ファイルなどのことで管理も当該部署で行うのが理想です。
次に使わない文書ですが、これには前々年度以前に発生した文書や3年以上保存の必要性があるもので、文書主管部門の管理が望ましく保存文書の貸し出しや見直し、利用頻度をチェックするのが重要な仕事です。
これら文書保管を文書廃棄まで含めたトータルなサポートを安心、安全に行う管理サービスがあります。

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